Bạn là chủ quán cà phê và đang gặp phải vấn đề nan giải trong quá trình vận hành kinh doanh: như bán hàng chậm, nhân viên sai sót, nhầm lẫn khi order và tính tiền… Bạn cần tìm một phần mềm cafe - bán hàng cafe phù hợp để tăng hiệu quả quản lý, cũng như tiết kiệm thời gian, công sức. Nhưng với vô số lời chào mời và thông tin của hàng trăm phần mềm được quảng bá khiến nhiều chủ quán phân vân không biết thế nào là phần mềm tốt và phù hợp với mình. Bài viết sau sẽ giới thiệu đến bạn phần mềm cho quán cafe tốt nhất không nên bỏ qua.
Thế nào là phần mềm quán cafe - bán hàng cafe tốt
Hiện nay, trên thị trường các phần mềm quản lý bán cafe khá đa dạng và phong phú, cho phép người dùng có nhiều lựa chọn hơn. Tuy nhiên, việc tìm kiếm được phần mềm quản lý ưng ý, đáp ứng nhu cầu cũng như mô hình hoạt động của quán không phải là điều đơn giản. Do vậy, khi lựa chọn phan mem ban hang cafe chủ quán cần đặc biệt chú ý đến các tiêu chí quan trọng sau:
Đáp ứng đầy đủ các chức năng cơ bản
Một phần mềm cafe tốt trước hết phải có đầy đủ các chức năng đáp ứng các nghiệp vụ cơ bản trong quán như: order gọi món, quản lý khu vực, quản lý bàn,in bill thanh toán, quản lý nhân viên, thông tin khách hàng, nguyên vật liệu, xem báo cáo doanh thu… thì mới giúp ích được người sử dụng.
Giao diện trực quan, dễ hiểu và dễ thao tác
Các tính năng của phần mềm cần được thiết kế với bố cục hợp lý, thân thiện với người dùng. Để người dùng có thể dễ dàng thực hiện thao tác order gọi món, tính tiền, in hóa đơn… chỉ với vài thao tác và không mất nhiều thời gian. Đặc biệt, giao diện của phần mềm quản lý quán cà phê hiển thị càng đơn giản càng tốt.
Dễ sử dụng, không quá cao siêu và phức tạp
Phần mềm quản lý quán cafe cần được thiết kế tối giản, khoa học, phù hợp với trình độ của số đông người dùng. Dù không giỏi máy tính hay quá am hiểu về công nghệ, chỉ cần nhìn vào giao diện hay được hướng dẫn sơ qua là người dùng có thể sử dụng được.
Phù hợp với nhu cầu sử dụng và mô hình quán cafe
Trước khi lựa chọn sử dụng, cần đánh giá phần mềm bán hàng cafe đó có phù hợp và đáp ứng được nhu cầu sử dụng của mình hay không. Bởi một phần mềm không phù hợp sẽ gây lãng phí tài nguyên, thời gian, tiền bạc mà không mang lại lợi ích và hiệu quả nào.
 |
| Phần mềm quán cafe tốt phải phù hợp với nhu cầu sử dụng và mô hình quán cafe |
Cài đặt dễ dàng, tương thích với nhiều thiết bị
Đây là tiêu chí rất cơ bản nhưng thường bị nhiều người dùng bỏ qua khi lựa chọn phần mềm. Phần mềm quán cafe tốt cần tương thích với các thiết bị khác nhau từ điện thoại di động, PC (máy tính)/ desktop đến laptop và sử dụng được trên những hệ điều hành thông dụng như: window (web), Android, iOS (app). Như vậy, việc quản lý từ xa mới trở nên tiện lợi và hiệu quả.
Công nghệ hiện đại, luôn được cập nhật
Tất nhiên không ai thích sử dụng các phần mềm lỗi thời hay thường xuyên xảy ra lỗi. Những phần mềm quán cà phê được ứng dụng công nghệ hiện đại sẽ càng thuận tiện cho người dùng và phát huy được nhiều tính năng. Do đó, việc một phần mềm cafe luôn được cập nhật các tính năng mới và khắc phục những tính năng còn hạn chế sẽ mang lại cho người dùng sản phẩm tốt nhất và trải nghiệm tuyệt vời hơn.
Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình trong quá trình sử dụng cũng như khi gặp sự cố
Phần mềm cà phê tốt không chỉ dừng lại ở sản phẩm tốt mà còn sở hữu đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình. Do đó khi đánh giá các phần mềm bạn cũng cần tìm hiểu về công ty cung cấp, tham khảo các chính sách sau bán hàng. Bởi lẽ, trong quá trình sử dụng, đặc biệt là với những chủ quán mới lần đầu làm quen với phần mềm quản lý bán hàng thì việc gặp những khó khăn trong khâu vận hành máy là điều thường xuyên diễn ra. Do đó, chất lượng dịch vụ chăm sóc, hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp phần mềm cũng sẽ là một yếu tố quyết định phần mềm đó có tốt và đáng mua hay không.
Một vài kinh nghiệm để chọn được phần mềm cafe tốt nhất
Nên chọn phần mềm quản lý quán cafe online
Chủ quán nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe online, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ trên không gian mạng do nhà cung cấp quản lý. Khi sử dụng phần mềm này, không phải lắp đặt cơ sở dữ liệu tại chỗ sẽ cắt giảm được nhiều chi phí đầu tư và nhanh chóng đưa vào vận hành. Vì vậy lời khuyên là bạn nên lựa chọn phần mềm online để sao lưu, lưu trữ dữ liệu tự động, sử dụng công nghệ điện toán đám mây với độ bảo mật cao. Tuy nhiên, các tình trạng giật lag, độ trễ cao sẽ có thể xảy ra nếu hoặc tốc độ kết nối internet của bạn kém hoặc server của nhà cung cấp gặp vấn đề. Điều này sẽ ít xảy ra nhưng sẽ là không tránh khỏi trong quá trình vận hành quán cafe của bạn, đặc biệt là trong giờ cao điểm đông khách.
So sánh các phần mềm cafe về chức năng và sự phù hợp với quán
Khi tìm kiếm và lựa chọn bất cứ phần mềm nào, bạn cần nghiên cứu thật kỹ về tính năng nổi bật của mỗi phần mềm cũng như đối chiếu sự phù hợp với mô hình kinh doanh quán của mình. Bạn nên chọn những phần mềm cafe có đầy đủ những chức năng cơ bản, có giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, dễ dàng kết nối các thiết bị ngoại vi, có bộ phận kỹ thuật hỗ trợ miễn phí 24/7 khi bạn gặp sự cố.
Đừng chỉ quan tâm mỗi giá cả khi chọn mua phần mềm
Phần mềm là một sản phẩm đặc thù, nếu đã chốt được một phần mềm lý tưởng mà bạn cho rằng phù hợp và đáp ứng được nhu cầu thì đừng ngần ngại chi tiền. Bởi lẽ, khi mua một phần mềm giá rẻ mà không đáp ứng được các yêu cầu công việc còn khiến bạn mất nhiều thêm chi phí khác. Đó là chưa kể bạn phải tốn thêm thời gian tìm kiếm và mua lại một phần mềm khác, gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh hiện tại.
Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm uy tín
Đây là tiêu chí rất quan trọng và không nên bỏ qua khi chọn mua phan mem cafe. Bởi phần mềm là sản phẩm đặc thù, do đó bạn cần đánh giá đơn vị cung cấp có uy tín và tồn tại bền vững không, vì có nhiều trường hợp công ty phần mềm phá sản nên phần mềm trở nên vô dụng vì không được hỗ trợ, cập nhật nữa? Khi mua phần mềm thì có được cài đặt tận nơi, hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hiệu quả không? Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý nếu có gặp khó khăn, trục trặc thì công ty phần mềm sẽ hỗ trợ nhanh chóng như thế nào?
 |
| Nên sánh các phần mềm cafe về chức năng và sự phù hợp với quán trước khi chọn mua |
Phần mềm quán cafe - bán hàng cafe tốt nhất DanTriSoft
Dân Trí Soft là công ty cung cấp phần mềm quản lý bán hàng cafe uy tín và có tiếng trên thị trường từ năm 2015. Với 2 phiên bản offline và online DanTriSoft được đánh giá là phần mềm quán cafe đúng chuẩn nhất hiện nay. Giải pháp quản lý quán cafe của DanTriSoft hướng đến sự phù hợp với từng người dùng theo tiêu chí tinh gọn - dễ dùng, áp dụng được ngay - hiệu quả tức thì. Mọi quy trình từ order món, thanh toán đến quản lý kho nguyên liệu, nhân viên, doanh thu... đều được đảm bảo tính nhanh, chính xác giúp việc kinh doanh trở nên mượt mà hơn bao giờ hết. Đặc biệt với phần mềm quản lý quán cafe miễn phí dành tặng cho quán nhỏ đến nay đã có hơn 125.000 + khách hàng trên toàn quốc lấy dùng và nâng tầm quản lý giúp phát triển kinh doanh.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quán cafe DanTriSoft
1. Chức năng order, tính tiền nhanh chóng
- Thực hiện được tất cả các nghiệp vụ như order, chuyển bàn, gộp bàn, thêm sửa món
- Cài đặt giá bán theo từng khu vực ví dụ phòng lạnh, phòng thường để khi order khu vực nào phần mềm sẽ tự động tính giá bán theo khu vực đó.
- Phần mềm tự động chuyển lệnh in order xuống máy in quầy pha chế, thu ngân.
- Có chức năng giảm giá linh hoạt, có cả giảm giá theo tổng bill và giảm giá theo từng món, điều này giúp chủ quán dễ dàng thực hiện các chương trình khuyến mãi để kích cầu.
- Thanh toán được nhiều hình thức như tiền mặt, thẻ tín dụng ngân hàng, thẻ ngân hàng, kể cả phần mềm tính toán được khi khách dùng hỗn hợp vừa thanh toán bằng tiền mặt vừa thanh toán bằng thẻ ngân hàng.
2. Quản lý hàng hoá chuẩn xác: có chức năng khai báo định lượng hàng hóa để phần mềm tự động tính tồn kho, đầy đủ các nghiệp vụ quản lý hàng hoá, nguyên vật liệu.
3. Quản lý tất cả nghiệp vụ thu chi: để kiểm soát chi phí, quản lý dòng tiền (tiền mặt và ngân hàng) và cho ra kết quả báo cáo kinh doanh nhanh chóng chỉ với vài click chuột.
4. Thiết lập được thẻ VIP thẻ tích điểm mua hàng và các chương trình khuyến mãi tự động, tức người chủ chỉ cần thiết lập chương trình khuyến mãi trước vào phần mềm, cứ đúng thời điểm diễn ra khuyến mãi chương trình phần mềm sẽ tự động hoạt động.
 |
| Giao diện phần mềm quản lý quán cà phê DanTriSoft thân thiện với người dùng |
5. Phần mềm có hệ thống phân quyền chặt chẽ: người chủ sẽ tạo cho nhân viên thông tin tài khoản và mật khẩu đăng nhập và phân quyền cho người nhân viên đó được hay không được thực hiện hành động gì. Ví dụ nhân viên order chỉ được quyền order món mà không được quyền xóa món, nhân viên thu ngân không được quyền xóa hóa đơn, tài khoản quản trị của người chủ thì có tất cả quyền hạn…
6. Phần mềm cafe Dân Trí Soft có chức năng quản lý theo mô hình chuỗi quán, tức người chủ sẽ nhìn được dữ liệu kinh doanh của cả chuỗi quán và được quyền xem xét đến chi tiết tình hình hoạt động của mỗi cửa hàng.
7. Ứng dụng trên điện thoại của Dân Trí Soft có trên cả Android và iOS như app báo cáo kinh doanh giúp người chủ xem ngay báo cáo mọi lúc mọi nơi, hay app order với mô hình order bằng điện thoại, máy tính bảng.
8. Phần mềm cafe Dân Trí Soft hoạt động ổn định cả online và offline, dữ liệu được lưu trữ cloud (điện toán đám mây) và nếu internet bị mất phần mềm sẽ tự động chuyển sang hoạt động offline khi có internet dữ liệu sẽ tự động đồng bộ.
9. Chức năng báo cáo bán hàng từ tổng thể đến chi tiết giúp chủ quán kiểm soát được tình hình bán hàng, đặc biệt có ứng dụng xem báo cáo online ngay trên điện thoại để xem được tình hình hoạt động mọi lúc mọi nơi, các báo cáo như là:
- Danh sách hóa đơn bán hàng.
- Báo cáo doanh thu.
- Báo cáo chi tiết hàng bán.
- Báo cáo doanh thu theo khu vực, theo nhân viên, theo khách hàng…
10. Chính sách bảo hành và cam kết hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng: là công ty phần mềm uy tin DanTriSoft có chính sách bảo hành trọn đời cùng với đội ngũ kỹ thuật viên chu đáo, tận tình hỗ trợ khách hàng nhanh chóng bất kể ngày hay đêm. Đặc biệt với mong muốn khách hàng không gặp bất kỳ rủi ro nào khi mua hàng DanTriSoft có "chính sách hoàn tiền trong 30 ngày nếu không đúng cam kết". Có thể nói DanTriSoft là công ty phần mềm duy nhất có chính sách cam kết này.
