Kinh doanh quán cafe hiện nay là lựa chọn của rất nhiều người để có khởi nghiệp bởi mang lại nguồn thu nhập hấp dẫn, ổn định mỗi tháng. Thế nhưng quản lý quán cafe không phải là việc đơn giản, vì có nhiều tính chất đặc thù của lĩnh vực dịch vụ ăn uống. Bạn là chủ quán cafe chuẩn bị kinh doanh hoặc đã mở quán. Bạn muốn quản lý quán cafe khoa học, dễ dàng và đạt hiệu quả cao hơn thì việc ứng dụng phần mềm quản lý cho quán là điều cần làm ngay, để tránh thất thoát, quản lý chặt chẽ và tiết kiệm. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn Top phần mềm cafe – bán cà phê được nhiều chủ quán ưa chuộng nhất hiện nay.
Lợi ích phần mềm quản lý cafe chưa ai kể với bạn
1. Ghi nhận order nhanh chóng
Thay những thao tác ghi chép trên giấy và truyền order đến các nhân viên pha chế thì hiện nay các nhân thu ngân có thể thực hiện nhanh trên phần mềm cafe. Vừa nhanh vừa chính xác, thức uống khách hàng chọn sẽ được chuyển và in ra tại quầy pha chế.
2. Thanh toán, ra hóa đơn tiện lợi
Sẽ mất rất nhiều thời gian và độ chính xác không cao nếu bạn tính nhẩm giá tiền và cộng chúng lại sau đó thông báo với khách hàng theo cách truyền thống trước kia. Thay vào đó khi sử dụng phần mềm quản lý cafe sẽ ghi nhận thức uống và hiện giá tiền để bạn thông báo với khách hàng. Hóa đơn được in ra 2 liên, bạn giữ lại một liên và gửi đến khách hàng 1 liên để khách hàng có thể kiểm tra chúng.
3. Tăng tốc độ phục vụ và sự chuyên nghiệp
Hầu hết các quán cafe hiện nay đều trang bị cho mình phần mềm quản lý quán cafe phù hợp. Bởi vào những thời gian cao điểm hoặc lễ tết bạn sẽ rất khó kiểm soát được lượng đặt hàng cũng như đảm bảo tiêu chuẩn thời gian phục vụ một cách tốt nhất. Nhưng nhờ việc quản lý vận hành quán bằng phần mềm sẽ giúp nhân viên tăng tốc độ phục vụ vì không phải mất nhiều thời gian di chuyển để báo món do đó sẽ phục vụ được nhiều khách hơn
4. Quản lý nguyên liệu chế biến thức uống hiệu quả
Bạn có thể cài đặt mỗi thức uống với các định lượng nguyên liệu cơ bản để chế biến của chúng. Sau một ngày thống kê những món đã bán ra, bạn sẽ kiểm tra được lượng nguyên liệu đã sử dụng và từ đó đối chiếu với số tồn kho. Kiểm tra tồn kho giúp bạn giảm thiểu tối đa việc thất thoát hàng hóa.
5. Nắm bắt được thức uống đang bán chạy hoặc món hàng bán chậm
Dễ dàng thống kê được số lượng bán ra của tất cả món uống và biết được những món bán chạy để đề ra những chiến lược đúng đắn giúp chúng giữ “phong độ”. Ngược lại, với những thức uống bán chậm bạn có thể tích hợp bán combo với bánh và giá khuyến mãi để kích thích khách hàng quyết định nhanh hơn.
 |
| Phần mềm cafe là công cụ đắc lực hỗ trợ chủ quản quản lý và kinh doanh hiệu quả |
6. Dễ dàng kiểm đếm nguyên liệu tồn kho
Tồn kho có thể nói là “nỗi sợ” của nhiều nhân viên cũng như người quản lý vì quá trình kiểm soát hàng hóa không phải là công việc dễ dàng. Và đôi khi rất khó khăn và mất nhiều thời gian để biết được số liệu cuối cùng bạn có được có chính xác hay không. Phần mềm quản lý cafe sẽ giúp bạn thống kê số lượng một cách chính xác nhất mà không cần tốn quá nhiều công sức. Bạn có thể đối soát và biết được thất thoát của chúng theo ngày, tuần, tháng, quý và năm.
7. Báo cáo thống kê doanh thu (ngày, tuần, tháng, quý, năm)
Thống kê doanh thu là điều rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến lãi, lỗ kinh doanh của quán cafe. Không thể chỉ tin tưởng con số mà thu ngân hoàn lại cho trưởng ca vào cuối ngày. Phần mềm sẽ ghi nhận tất cả các giao dịch và tổng kết số tiền vào cuối ngày. Bạn có thể in hóa đơn tổng cộng và kiểm tra xem thu ngân có tổng kết trùng với số tiền trên hóa đơn hay không. Vừa chính xác lại vừa kiểm tra nhân viên của mình có trung thực hay không. Bạn cũng có thể kiểm tra doanh thu theo biểu đồ xem chúng có sự chênh lệch giữa các ngày, tuần, tháng, quý, năm ra sao.
8. Phần mềm quản lý cafe giúp quản lý khách hàng hiệu quả
Những chuỗi cà phê lớn thường áp dụng hình thức tri ân khách hàng bằng cách giảm giá theo mức độ thân thiết thì càng phải quan tâm đến phần mềm quản lý cafe này. Tính năng này giúp doanh nghiệp lưu lại thông tin khách hàng như: họ và tên, số điện thoại, email… giúp bạn dễ dàng đưa ra các chương trình khuyến mãi, tri ân phù hợp với từng khách hàng.
Top Phần Mềm Cafe – Bán Cà Phê Được Nhiều Chủ Quán Ưa Chuộng Nhất
1. Phần mềm cafe tốt nhất DanTriSoft
Dân Trí Soft thành lập từ năm 2015 là đơn vị có nhiều uy tín trên thị trường phần mềm quản lý quán cafe. Với 2 phiên bản online và offline, DanTriSoft được đánh giá là phần mềm cafe đúng chuẩn nhất hiện nay. Giải pháp bán hàng cà phê của DanTriSoft hướng đến sự phù hợp với từng người dùng theo tiêu chí tinh gọn - dễ dùng, áp dụng được ngay - hiệu quả tức thì. Có thể sử dụng trên đa dạng nền tảng khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng, có app order bằng điện thoại cho nhân viên phục vụ và app theo dõi báo cáo trên điện thoại cho chủ quán. Đặc biệt, nhằm hỗ trợ chuyển đổi số cũng như ứng dụng phần mềm vào quản lý kinh doanh, Dân Trí Soft dành tặng phần mềm quản lý cafe miễn phí dành tặng cho các quán nhỏ, tính đến nay đã có hơn 125.000 chủ quán trên toàn quốc lấy dùng, giúp nâng tầm quản lý và phát triển kinh doanh.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán cafe DanTriSoft bao gồm:
- Thiết lập sơ đồ khu vực, bàn cho quán cafe.
- Thiết lập nhiều bảng giá bán, tự động tính tiền cho các khu vực khác nhau.
- Order món đặc biệt là App order bằng điện thoại, thêm/sửa/xóa món ăn.
- In bill thanh toán, tổng kết ca cho các thu ngân chính xác nhanh chóng.
- Quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn, tính định lượng hàng hóa nhanh chóng.
- Kiểm soát chi phí hàng ngày, tuần, tháng để kiểm soát chi phí kinh doanh, báo cáo lãi lỗ.
- Quản lý công nợ mua hàng, công nợ khách hàng, lịch sử thu/chi công nợ.
- Báo cáo doanh thu theo ngày/tuần/tháng/năm, báo cáo chi tiết doanh thu theo nhu cầu quản lý.
- Ứng dụng trên điện thoại cho chủ quán để nắm bắt mọi tình hình hoạt động kinh doanh của quán mà không cần có mặt ở quán.
 |
| Phần mềm quán cafe tốt nhất DanTriSoft |
2. Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp iPOS
iPOS là một trong những phần mềm quản lý quán cafe khá được ưu chuộng bởi các chủ quán, đặc biệt là những quán có quy mô nhỏ và vừa bởi thiết kế thân thiện và được tích hợp nhiều tính năng hiện đại.Thấu hiểu sự phức tạp trong lĩnh vực kinh doanh FnB iPOS mang tới cho người dùng nhiều tính năng giúp tiết kiệm được thời gian trong khâu order sản phẩm cùng những tính năng nổi bật như : phân quyền quản lý, tính năng đổi món hoặc bỏ món, thêm món, lưu lại lịch sử của việc chỉnh sửa, xóa hóa đơn, quản lý khâu nguyên vật liệu, quản lý các công thức pha chế giúp hệ thống nhân sự dễ dàng nắm bắt và thực hiện một cách chuyên nghiệp.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp iPOS |
iPOS cũng tích hợp tính năng thanh toán online qua thẻ visa, thẻ ngân hàng, các ví điện tử, tiền mặt… Hệ thống dữ liệu được lưu trữ và tự động báo cáo theo giờ hoặc ngày, giúp người quản lý có thể nhanh chóng và thuận tiện hơn trong việc nắm bắt hoạt động kinh doanh của quan. Thêm vào đó, với chức năng phân quyền từ nhân viên, quản lý đến chủ cửa hàng mang đến sự tối ưu trong việc giám sát, điều hành quán. Ngoài ra, điểm cộng lớn nhất của phần mềm quản lý quán cafe iPOS đó chính là dễ dàng trong việc nâng cấp với những phiên bản phù hợp với từng quy mô, loại hình quán mà hoàn toàn không tốn kém chi phí nào.
Tính năng tiếp theo phải nói đến đó là tính bảo mật cũng như sự ổn định trong hoạt động, có thể sử dụng mượt mà ngay cả khi mất điện hoặc internet. Cùng tính năng kết nối với các ứng dụng đặt hàng online, giao hàng online, ví điện tử…mang đến sự thuận tiện cho khách hàng cũng như giúp gia tăng doanh số cho quán. Một vài quán cà phê thương hiệu lớn cũng đang sử dụng phần mềm IPOS này như: The Coffee House, Cộng Cà Phê, The Coffee Factory, Gemini Coffee… Nếu bạn muốn kinh doanh thương mại một quán cafe quy mô vừa và nhỏ và trong tương lai có ý định nhân rộng quy mô thì iPOS là một sự lựa chọn hợp lý cho bạn.
3. Phần mềm bán cà phê tinh gọn POS365
Với kinh nghiệm nhiều năm hoạt động trong thị trường phần mềm dành cho kinh doanh bán lẻ và ngành FnB, POS365 hiểu rõ nhất những gì bạn cần để quản lý công việc kinh doanh tốt hơn. Phần mềm quản lý bán hàng cafe POS365 đơn giản, tinh gọn. Hỗ trợ kiểm soát tốt thu chi và mức độ tiêu hao nguyên làm làm đồ uống của quán. Mọi quy trình nghiệp vụ từ order, quản lý kho, thanh toán,... đều được đảm bảo tính nhanh và chính xác giúp việc kinh doanh trở nên mượt mà, hiệu quả. POS365 là sự lựa chọn rất tốt dành cho các quán cafe quy mô vừa và nhỏ. Một số tính năng nổi bật của POS365 gồm có:
- Màn hình order hiển thị rõ ràng tên và hình ảnh từng loại đồ uống theo nhóm, theo loại.
- Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS cầm tay,...
- Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
- Dễ dàng chuyển bàn, ghép order, hủy món, đổi món cho khách hàng.
- Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
- Kiểm soát dễ dàng quá trình xuất, nhập nguyên liệu và hàng hoá của quán.
- Quản lý thu chi, công nợ chi tiết, chính xác.
- Có thể hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi mất điện hay không có kết nối internet.
- Báo cáo thống kê chi tiết về tình hình kinh doanh của quán theo biểu đồ cột, tròn,...
 |
| Phần mềm bán cà phê tinh gọn POS365 |
4. Phần mềm bán hàng cafe đơn giản CukCuk
CukCuk cũng là một trong những phần mềm quản lý bán cafe được đánh giá cao, ngoài ra còn có thể quản lý được các loại hình khác như chuỗi nhà hàng, quán ăn, cửa hàng tiện lợi, quán trà sữa…Với tính năng có thể truy cập và quản lý ở mọi lúc mọi nơi, bạn hoàn toàn kiểm soát được hôm nay có đông khách không, công suất phục vụ như thế nào, doanh thu bao nhiêu, có xảy ra sự cố hay sai sót gì trong phục vụ hay không … và dễ dàng kiểm soát sự phát triển trong công việc kinh doanh của mình.
Giao diện của CukCuk không quá màu mè, đơn thuần với phông chữ Tiếng Việt rất dễ sử dụng và dễ dàng thao tác. Với các mục được phân ra một cách chi tiết như : order, xuất kho, nhập kho, khuyến mại, ngân sách phát sinh, lệch giá ngày / tháng / năm … được chia ra và update rõ ràng, người quản lý hoàn toàn nắm bắt và quản lý việc kinh doanh quán cà phê của mình một cách hiệu quả hơn. CukCuk cũng tương hỗ người dùng ở mọi thiết bị : máy tính, máy POS quầy, POS cầm tay, ipad, smartphone … tương hỗ tối đa và tiết kiệm chi phí thời hạn cũng như ngân sách quản lý hiệu suất cao .
 |
| Phần mềm bán hàng cafe đơn giản CukCuk |
5. Phần mềm quản lý quán cafe nổi bật PosApp
PosApp là một phần mềm quản lý cafe được đánh giá khá cao vì có nhiều ưu điểm nổi bật. Với khả năng hoạt động một cách liên tục cùng với việc có thể chia sẻ những dữ liệu cần thiết qua điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy tính tiền POS… PosApp hoàn toàn có thể quản lý và vận hành đơn giản nhưng chuyên nghiệp thông qua máy tính, điện thoại, máy POS cầm tay hoặc tại quầy thu ngân mang đến sự tiện lợi cho người sử dụng.
Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ tối đa mọi công đoạn trong quá trình bán hàng, nhận đơn, chuyển đơn, xuất nhập kho, quản lý thu chi, quản lý dữ liệu khách hàng…dưới dạng data lưu trữ. Thêm vào đó là tính năng phân cấp quyền từ người quản lý đến nhân viên giúp việc giám sát, điều phối trở nên hiệu quả hơn cũng như quy trình quản lý quán cafe từ ghi đơn, thanh toán, ghi chép dữ liệu…được chính xác và nhanh gọn, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Bên cạnh đó, phần mềm PosApp được nhiều người tin chọn sử dụng bởi có thể hoạt động giải trí offline ngay cả khi mất điện hay không có liên kết internet. Trong trường hợp hoạt động giải trí offline, mọi tài liệu vẫn sẽ được sao lưu thông thường và khi có liên kết mạng trở lại sẽ tự động hóa sao lưu về kho tàng trữ và gửi tài liệu tới các cấp quản lý nếu có nhu yếu . Đặc biệt PosApp sở hữu tính năng hiện đại khi có thể hỗ trợ đa dạng các hình thức order như : order tính tiền tại quầy, order bằng việc quét mã vạch của catalog, order qua điện thoại của nhân viên, order qua tablets ở bàn… Đem đến sự linh hoạt và tiện lợi cho cả khách hàng lẫn nhân viên. Phần mềm cũng tương hỗ giao dịch thanh toán qua thẻ ngân hàng nhà nước, giao dịch thanh toán trực tuyến, phù hợp với nhiều quy mô phong phú từ quán cafe, take away hoặc các xe đẩy nhỏ…
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe nổi bật PosApp |
6. Phần mềm quản lý quán cafe dễ dùng Sapo FnB
Sapo FnB là giải pháp quản lý được Sapo phát triển riêng cho lĩnh vực kinh doanh nhà hàng, quán cafe. Ra mắt vào năm 2019, tuy là các tên khá mới song với thế mạnh rất lớn về nền tảng công nghệ, giao diện hiện đại, dễ dùng, phần mềm quản lý quán cafe Sapo FnaB giúp chủ quán quản lý tốt mọi quy trình vận hành như: lên order nhanh chóng, tính tiền tự động, in hóa đơn, quản lý nguyên vật liệu, kiểm soát doanh thu chính xác... phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh quán cafe. Những ưu điểm nổi bật của phần mềm Sapo bao gồm:
- Hỗ trợ sắp xếp bàn: Dễ dàng và nhận biết ngay tình trạng còn bàn hay không để phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp.
- Hiển thị đầy đủ thông tin chi tiết đơn hàng như danh sách, số lượng đặt hàng, thời gian và các yêu cầu đặc biệt khi pha chế như không đường, ít sữa, nhiều sữa…
- Tự động đồng bộ thông tin thanh toán, hỗ trợ thanh toán qua nhiều phương thức khác nhau: tiền mặt, thẻ VISA, ATM, ví điện tử…
- Kiểm soát kho nguyên liệu hiệu quả, tránh thất thoát và gian lận.
- Quản lý nhân viên chặt chẽ bằng cách phân quyền sử dụng và theo dõi lịch sử bán hàng.
- Kết nối đối tác giao hàng, quản lý nhiều đối tác giao hàng trên cùng một giao diện phần mềm.
- Tổng hợp các báo cáo thống kê, thu chi một cách chi tiết và xác thực theo ngày, tuần hoặc tháng.
- Công nghệ điện toán đám mây giúp theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe dễ dùng Sapo FnB |
7. Phần mềm quản lý bán hàng cafe Kiot Viet
Kiot Viet là phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần phần mềm Citigo – đơn vị có kinh nghiệm nhiều năm trong việc tư vấn, triển các sản phẩm, giải pháp về phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm KiotViet có thể sử dụng cho nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau, trong đó có ngành kinh doanh quán cafe. KiotViet hỗ trợ đồng bộ quy trình hoạt động khép kín tại quán cafe giữa các bộ phận phục vụ – quầy bar – thu ngân một cách có hệ thống, hiệu quả.
Với giao diện rõ ràng, thân thiện và dễ sử dụng thân thiện phần mềm hỗ trợ: Order món dễ dàng, các thông tin về đồ uống như lượng đường, đá, topping rõ ràng, cụ thể, tiết kiệm thời gian cho nhân viên phục vụ. Màn hình real-time hỗ trợ khu vực pha chế điều phối hợp lý, tăng tốc độ phục vụ.Tạo hóa đơn nhanh chóng, thực hiện nhanh các thao tách và gộp hóa đơn, tính tiền chính xác ngay tại bàn, áp dụng thêm VAT và khuyến mãi theo %. từ đó thanh toán nhanh hơn, hạn chế sai sót, nhầm lẫn.Theo dõi mọi hoạt động kinh doanh từ đơn hàng, doanh thu, tăng giảm nguyên vật liệu,… tại nhà hàng mọi lúc mọi nơi thông qua điện thoại di động.
KiotViet có thể sử dụng trên nhiều thiết bị như POS bán hàng, PC, laptop, máy tính bảng, điện thoại di động. Tuy nhiên, KiotViet là phần mềm quản lý cho nhiều lĩnh vực kinh doanh, nên chưa có những tính năng chuyên sâu đặc thù phục vụ cho nhu cầu của các quán cafe. Vì vậy, sản phẩm này chỉ phù hợp với những quán cafe nhỏ lẻ.
 |
| Phần mềm quản lý bán hàng cafe Kiot Viet |
8. Phần mềm quản lý cafe hiện đại Polaris FnB
Polaris FnB là phần mềm quản lý quán cà phê được khá nhiều người tin tưởng sử dụng bởi giao diện thân thiện cùng những tính năng hiện đại vượt trội. Không chỉ phù hợp với những quán cà phê mà còn phù hợp để quản lý nhà hàng. Với việc ứng dụng công nghệ tiên tiến tiên tiến và phát triển nhận diện mã code QR trong order, phần mềm này giúp khách hàng gọi món mà không cần đến nhân viên, bạn chỉ cần chọn món mình cần trên catalog hoặc menu trong quán bằng cách quét mã QR có trên catalog hay menu được đặt tại bàn và thông tin đặt món sẽ được chuyển thẳng tới nhà bếp. Chính vì vậy mà quá trình oder sẽ được rút ngắn, mang đến sự tiện lợi không chỉ cho khách hàng mà còn cả nhân viên phục vụ.
Bên cạnh việc cho phép sử dụng order qua mã QR, phần mềm này cũng hoàn toàn hỗ trợ thanh toán online qua các ví điện tử như Momo, VNPay… với việc quét mã nhanh chóng, an toàn và rất tiện lợi. Với Polaris FnB, bạn có thể quản lý hiệu quả trong các khâu từ đơn hàng, gọi món đến doanh thu. Ngoài ra, với tính năng quản lý bàn ăn trong quán giúp sắp xếp cũng như bố trí một cách dễ dàng và nhanh chóng. Cùng với đó, khi phát sinh các tình huống như chuyển bàn, gộp bàn cũng dễ dàng xử lý.
Ngôn ngữ hoàn toàn bằng tiếng Việt dễ sử dụng cùng với đó là kho lưu trữ dữ liệu lớn, tính năng quản lý xuất nhập nguyên liệu chi tiết theo từng ngày. Giám sát các hoạt động kinh doanh của quán chỉ với chiếc điện thoại hoặc laptop, máy tính bảng mà không cần phải có mặt trực tiếp ở quán.
 |
| Phần mềm quản lý cafe hiện đại Polaris FnB |
9. Phần mềm quản lý quán cà phê Mona Media
Là một doanh nghiệp lớn trong mảng thiết kế website và lập trình phần mềm, Mona Media mang đến giải pháp quản lý quán cà phê cực kỳ hữu ích được nhiều chủ quán lựa chọn. Phần mềm quản lý cà phê của Mona Media nổi bật ở sự tương thích và đáp ứng tốt, có thể truy cập trên nhiều nền tảng khác nhau như laptop, di động, máy tính bảng… Cùng với đó là khả năng kết nối nhanh chóng với các thiết bị như máy POS tính tiền, hỗ trợ oder dễ dàng, nhanh chóng với trình tự sắp xếp các sản phẩm một cách chi tiết, rõ ràng.
Không chỉ quản lý việc order, tính tiền cà phê, phần mềm này còn đặc biệt có khả năng để bạn phát triển chuỗi cafe chuyển nhượng franchise của mình nếu thương hiệu của bạn đang lớn mạnh. Ngoài ra, phần mềm này có khả năng quản lý công thức pha chế, quản lý nguyên liệu để tạo ra những sản phẩm, những ly cà phê tương đồng nhau về chất lượng. Khả năng quản lý nhân viên tuyệt vời, bạn không cần phải đến tận nơi để quản lý, tất cả chỉ gói gọn trong chiếc điện thoại smartphone trên tay bạn. Phần mềm cũng có tính năng thanh toán bằng mã QR, thẻ ngân hàng cùng với việc tích hợp các nền tảng đặt món trực tuyến, giao hàng online giúp sản phẩm của bạn được nhiều người biết đến hơn.
 |
| Phần mềm quản lý quán cà phê theo thiết kế Mona Media |
Bài viết trên đã giới thiệu đến bạn Top 9 phần mềm cafe – bán cà phê chuyên nghiệp, chất lượng và mang lại hiệu quả quản lý tối ưu cho người dùng với những tính năng nổi bật và độc đáo. Hy vọng bạn sẽ có thêm những tham khảo tốt và qua đó bạn có thể lựa chọn một phần mềm quản lý phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của quán mình. Chúc bạn thành công!
