Cuối ngày bạn cần những thông tin nào để quản lí cửa hàng của mình tốt nhất mà không phải đến cửa hàng.
1. Doanh thu bao nhiêu.
Tất nhiên vấn đề lớn nhất là tiền hôm nay thu bao nhiêu, từ ca nào, nhân viên nào. Đa phần các cửa hàng sẽ có tiền vào đầu ca bàn giao cho nhân viên để thối tiền cho khách và phải bàn giao tiền này lại cho ca sau.
Quy trình trong phần mềm quản lí bán hàng: Nhân viên nhận tiền >> Khai báo tiền đầu ca >> Thực hiện bán hàng, thu tiền >> Kết ca bàn giao theo đúng thông tin doanh thu trong phần kết ca. Tiền và phiếu kết ca này sẽ được bàn giao lại cho chủ cửa hàng.
Chủ cửa hàng có thể xem các thông tin doanh thu này và các ca bàn giao ra sao qua App báo cáo trên điện thoại.
2. Có trả hàng lại hay không.
Nhiều cửa hàng cho phép nhân viên có thể sửa lại thông tin sau khi in hóa đơn phòng trường hợp sai sót trong quá trình thao tác tuy nhiên đây cũng là lỗ hổng để nhân viên có thể gian lận.
Trong phần mềm quản lí của Dân Trí Soft khi nhân viên in chế biến hoặc in hóa đơn thì các hành động xóa, sửa món đều được ghi lại trong Doanh thu >> Báo cáo trả hàng.
Nhân viên hủy, thời gian hủy và lí do hủy sẽ được ghi nhận lại cụ thể để quản lí nhân viên.
3. Hàng bán và hàng trong kho thực tế có khớp nhau.
Trong khoảng thời gian nhất định (dài ngắn tùy chủ cửa hàng) thì sẽ có hoạt động kiểm kê hàng hóa thực tế và phần mềm để kiểm soát sai sót. Các hàng hóa sai lệch ít nhiều cần được thống kê để có thể có phương án xử lí và tìm ra nguyên nhân.
Phần mềm cho phép nhập xuất kho điều chỉnh để có thể đưa số liệu về khớp thực tế cửa hàng.
4. Chi phí, công nợ ra sao.
Các mục chi phí cần được khai báo vào phần mềm để có thể quan sát tình trạng thu chi một cách nhanh chóng và trực quan nhất để người chủ có thể quan sát được hiệu quả hoạt động để có phương án thay đổi tốt nhất.
Công nợ nhà cung cấp hoặc của khách hàng để có thể quản lí dòng tiền linh hoạt và đảm bảo hoạt động tài chính được xuyên suốt. Tránh trường hợp để nợ quá lâu thì khó đòi hoặc nợ đến hạn trả mà không nhớ.
5. Hàng nào đang bán chạy, hàng nào khó bán.
Liệu rằng có nên tăng giá của sản phẩm bán chạy và dẹp những hàng khó bán hay không. Vậy để có thể ra quyết định tốt nhất bạn cần số liệu thống kê hàng nào bán được bao nhiêu từ đó mới có thể tính toán được con số mong đợi sau thay đổi để đạt hiệu quả cao nhất.
Từ những số liệu thống kê trước và sau thay đổi chính sách bạn sẽ quan sát được chính sách mới của mình có hiệu quả hay không. Tất nhiên để đánh giá được hiệu quả cần phải có thời gian quan sát đủ dài để có thể đánh giá khách quan nhất.
6. Liệu cửa hàng có thể đạt được mục tiêu doanh số của tháng này.
Luôn có một câu hỏi và cũng là vấn đề thường trực của chủ cửa hàng đó là tháng này có hơn được tháng trước không. Nếu không hơn thì lí do tại sao, cách nào để những ngày còn lại bùng nổ doanh số từ đó hoàn thành được mục tiêu.
Cách tốt nhất là hãy so sánh với cùng kì của các tháng trước xem tình hình của tháng này ra sao, có những tác nhân nào ảnh hưởng là khách quan hay chủ quan. Liệu có thể tận dụng các lợi thế của các ngày cuối như nhiều ngày nghỉ, thời tiết đẹp hay không. Hay là phải ghé cửa hàng xem doanh số giảm có phải do thái độ của nhân viên hay không.
